Willkommen zum BigBlueButton-Dienst der UDE,
speziell für die Gremienarbeit.

Der Videokonferenz-Dienst BigBlueButton wird allen Mitglieder*innen der UDE vom ZIM in Zusammenarbeit mit dem CViS zur Verfügung gestellt.

Zugang, Raumerstellung und Einschränkungen

Der Zugang zu dieser separaten BBB-Instanz, welche ausschließlich für die Gremienarbeit an der UDE vorgesehen ist, ist auf Mitglieder*innen der UDE beschränkt. D.h., dass für den Login sowie die Teilnahme an einem über diese Instanz initiierten Meeting eine Unikennung erforderlich ist.
Ferner ist das Recht um Meeting-Räume zu erstellen ausschließlich auf folgenden Personen, je Gremium, beschränkt:

• Vorsitzende*r des Gremiums
• Stellv. Vorsitzende*r des Gremiums
• Eine weitere, frei wählbare Person (z.B. weiteres Mitglied des Gremiums, Person zur Betreuung des Gremiums o.ä.)

Zur Beantragung der entsprechenden Rechte nutzen Sie bitte folgendes Formular: Antrag zur Erstellung von Meeting-Räumen (Gremien-BBB)
Meeting-Räume sind direkt über diese BBB-Plattform zu erstellen. Eine Anbindung an andere Systeme, wie z.B. Moodle, besteht nicht.
Innerhalb der BBB-Gremien-Instanz ist die Aufzeichnung von Meetings per se nicht möglich. Die entsprechende Funktion ist hier dauerhaft abgeschaltet.

Anleitungen

Videobasierte und textbasierte Anleitungen für Teilnehmer*innen und Moderator*innen, entlehnt aus dem Kontext Studium und Lehre, finden Sie hier: https://www.uni-due.de/zim/services/bbb.
Wir empfehlen, BigBlueButton nicht aus dem VPN heraus zu nutzen.

Funktionen

In BigBlueButton stehen Ihnen verschiedene Funktionen zur Verfügung, die Sie (je nach Teilnehmer*innenzahl) nutzen können.
• Chat: Alle Teilnehmer*innen der Videokonferenz können einen öffentlichen Chat nutzen, um sich auszutauschen, Fragen zu stellen oder sich gegenseitig Feedback zu geben. Auch sind Einzelchats (Direktnachrichten) möglich. Die Chatfunktion kann (z.B. bei einer hohen Teilnehmer*innenzahl) von Ihnen deaktiviert werden.
  
• Statusmeldungen: Mithilfe von Statusmeldungen können Teilnehmer*innen nonverbal signalisieren, ob sie etwas sagen möchten (Handhebefunktion). Anschließend können Sie die jeweiligen Teilnehmer*innen der Reihe nach zum Sprechen auffordern.
• Geteilte Notizen: In BigBlueButton können Notizen erstellt werden, die für alle Teilnehmer*innen sichtbar sind und kollaborativ verfasst werden können.
• Whiteboard: Mithilfe des Whiteboards können Sie Ihre Videokonferenz visuell unterstützen. Sie können es beispielsweise nutzen, um Ihre Teilnehmer*innen zur Sitzung willkommen zu heißen und Ihre Agenda transparent zu machen. Auch ist es möglich, gemeinschaftlich (Multiuser) Diskussionspunkte oder Arbeitsergebnisse festzuhalten, ein Brainstorming durchzuführen oder die Zustimmung abzufragen (Stimmungsbarometer).
• Präsentationen hochladen: Sie können während der Videokonferenz Ihre Materialien/Folien (bitte vorher in PDF konvertieren und auf eine möglichst kleine Dateigröße achten!) direkt in BigBlueButton hochladen und präsentieren. Auch Ihre Teilnehmer*innen können Inhalte zeigen, wenn Sie ihnen die Präsentationsrechte zuteilen.
• Bildschirmfreigabe: Inhalte außerhalb der Videokonferenzumgebung (z.B. Dokumente oder Webbrowser-Tabs) können Sie Ihren Teilnehmer*innen präsentieren, indem Sie Ihren Bildschirm (komplett oder einzelne Fenster) freigeben. Auch Ihre Teilnehmer*innen können ihren Bildschirm freigeben, wenn sie von Ihnen die Präsentationsrechte erhalten.
• Umfrage: Die Funktion Umfrage kann während der Videokonferenz genutzt werden, um die Zustimmung der Teilnehmer*innen einzufangen (Stimmungsbarometer).
• Breakout Rooms: Mithilfe von Breakout Rooms können Sie die Teilnehmer*innen in Kleingruppen einteilen, die sich anschließend für einen bestimmten Zeitraum in einem separaten Videokonferenz-Raum befinden. Die Kleingruppen können sich dort über einzelne Inhalte der Sitzung austauschen, diskutieren oder Arbeitsergebnisse o.ä. präsentieren.
• Telefon-Einwahl: Die Gremien-Instanz bietet zudem die Möglichkeit, sich über Telefon in ein BBB-Meeting einzuwählen. Die entsprechende Funktion ist beim Betreten eines Meetingraums verfügbar und wird entsprechend angeleitet. Wichtig: Sofern Sie sich über die Telefonanlage der UDE einwählen möchten, ist nach der (1.) Wahl der in BBB angezeigten Telefonnummer die (2.) MFV-Taste (wird auf dem Display angezeigt) zu drücken und nach darauffolgender Aufforderung die (3.) Pin, welche ebenfalls in BBB angezeigt wird, einzugeben. Des Weiteren ist es notwendig, dass sich bereits eine Person in dem Meeting befindet. D.h., dass die Einwahl per Telefon für die erste Person im Meeting nicht möglich ist.

Datenschutzhinweise

Insofern Sie in Ihrer Videokonferenz sensible oder urheberrechtlich geschützte Daten behandeln, empfehlen wir Ihnen die Nutzung von BigBlueButton, da es sich hierbei um eine Inhouse-Lösung der UDE handelt, die auf universitätsinternen Servern betrieben wird. Weitere Informationen zum Thema Datenschutz und Videokonferenzen finden Sie hier: https://www.uni-due.de/zim/covid-19.php#hinweise